Comment partager un document sur OneDrive - plusieurs options

Contexte

La solution OneDrive Entreprise à disposition des collaborateurs/trices de l'UNIGE offre la fonctionnalité de partage de documents et de répertoires. Cet article présente les informations utiles à sa prise en main.

Principe de base

Le partage sur OneDrive est associé à l'envoi d'un lien ou d'une invitation par e-mail aux personnes définies par la/le propriétaire.

Trois options existent pour des périmètres plus restreints, donnant alors lieu à un partage qui n'expire pas tant que maintenu par la/le propriétaire. Il s'agit du mode de partage recommandé :
- pour les personnes du domaine unige.ch exclusivement, ou
- pour des personnes disposant déjà d'un accès, ou
- pour des personnes spécifiques définies par la/le propriétaire.
Une autre option de partage est désactivée à l'UNIGE pour des raisons de sécurité: "Toute personne ayant le lien" .

Un même document ou répertoire peut cumuler plusieurs de ces quatre options de partage.

Comment faire

Sous Windows
Sous macOS
Depuis un navigateur internet (pour tout OS, Linux, etc.)

Sous Windows
Dans votre Explorateur de fichier Windows, sélectionner votre répertoire OneDrive - unige.ch
Le cas échéant, naviguer dans votre arborescence de sous-répertoires, clic-droit sur le document ou le répertoire à partager, sélectionner Partager.
Une fenêtre s'ouvre. Entrer le nom du destinataire pour partager à une personne spécifique. Plusieurs noms peuvent être copiés/collés dans ce champ. Saisir éventuellement le message qui apparaîtra dans l'invitation. Cliquer sur l'icône en forme de rouage pour définir vos paramètres du lien de partage
Pour le choix des personnes destinatrices, 4 options disponibles s'affichent dans une nouvelle fenêtre. Sélectionner l'option appropriée à votre besoin. Selon les options, OneDrive offre la possibilité de créer un lien de partage - pour tous membres de l'Université de Genève, - uniquement pour les membres déjà autorisés, - pour une personne spécifique. L'option "Toute personne ayant le lien" est désélectionnée par défaut pour l'UNIGE. Dans "Autres paramètres", choisir les droits sur les documents de partage. - Autoriser ou non la modification, - Interdire le téléchargement.
Cliquer ensuite le bouton Appliquer.
Il existe deux possibilités de partage Partage à travers un lien copié Cliquer le bouton Copier le lien.
Partage par invitation e-mail Cliquer le bouton Envoyer. Fermer la fenêtre de confirmation.
Sous macOS
Dans Finder, sélectionner votre répertoire OneDrive - unige.ch
Le cas échéant, naviguer dans votre arborescence de sous-répertoires, clic-droit sur le document ou le répertoire à partager, sélectionner Partager.
Une fenêtre s'ouvre. Entrer le nom du destinataire pour partager à une personne spécifique. Plusieurs noms peuvent être copiés/collés dans ce champ. Saisir éventuellement le message qui apparaîtra dans l'invitation. Cliquer sur l'icône en forme de rouage pour définir vos paramètres du lien de partage
Pour le choix des personnes destinatrices, 4 options disponibles s'affichent dans une nouvelle fenêtre. Sélectionner l'option appropriée à votre besoin. Selon les options, OneDrive offre la possibilité de créer un lien de partage - pour tous membres de l'Université de Genève, - uniquement pour les membres déjà autorisés, - pour une personne spécifique. L'option "Toute personne ayant le lien" est désélectionnée par défaut pour l'UNIGE. Dans "Autres paramètres", choisir les droits sur les documents de partage. - Autoriser ou non la modification, - Interdire le téléchargement Cliquer ensuite le bouton Appliquer.
Il existe deux possibilités de partage Partage à travers un lien copié Cliquer le bouton Copier le lien.
Partage par invitation e-mail Cliquer le bouton Envoyer. Fermer la fenêtre de confirmation.
Depuis un navigateur internet (pour tout OS)
Se rendre sur son compte internet OneDrive, cliquer sur votre compte.
Saisir votre mot de passe ISIs.
Cliquer Non/Oui selon votre préférence
La fenêtre OneDrive apparaît à l'écran. Naviguer dans votre arborescence de sous-répertoires, si nécessaire.
Clic-droit sur le document ou le répertoire à partager, sélectionner Partager.
Une fenêtre s'ouvre. Entrer le nom du destinataire pour partager à une personne spécifique. Plusieurs noms peuvent être copiés/collés dans ce champ. Saisir éventuellement le message qui apparaîtra dans l'invitation. Cliquer sur l'icône en forme de rouage pour définir vos paramètres du lien de partage
Pour le choix des personnes destinatrices, 4 options disponibles s'affichent dans une nouvelle fenêtre. Sélectionner l'option appropriée à votre besoin. Selon les options, OneDrive offre la possibilité de créer un lien de partage - pour tous membres de l'Université de Genève, - uniquement pour les membres déjà autorisés, - pour une personne spécifique. L'option "Toute personne ayant le lien" est désélectionnée par défaut pour l'UNIGE. Dans "Autres paramètres", choisir les droits sur les documents de partage. - Autoriser ou non la modification, - Interdire le téléchargement. Cliquer ensuite le bouton Appliquer.
Il existe deux possibilités de partage Partage à travers un lien copié Cliquer le bouton Copier le lien.
Partage par invitation e-mail Cliquer le bouton Envoyer. Fermer la fenêtre de confirmation.

Actions sur le document

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