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Comment partager un document sur OneDrive - plusieurs options

Contexte

La solution OneDrive Entreprise à disposition des collaborateurs-trices de l'UNIGE offre la fonctionnalité de partage de documents et de répertoires. Cet article présente les informations utiles à sa prise en main.

Principe de base

  • Le partage sur OneDrive est associé à l'envoi d'un lien par e-mail aux personnes définies par le propriétaire.
  • Une des options de partage est celle où toute personne connaissant le lien peut accéder au document. Pour des raisons de sécurité, ce type de partage expire au bout d'une année.
  • Trois autres options existent pour des périmètres plus restreints, donnant alors lieu à un partage qui n'expire pas tant que maintenu par le propriétaire :
    - pour les personnes du domaine unige.ch exclusivement, ou
    - pour des personnes disposant déjà d'un accès, ou
    - pour des personnes spécifiques définies par le propriétaire.
  • Un même document ou répertoire peut cumuler plusieurs de ces quatre options de partage.

Comment faire

Sous Windows
  • Dans votre Explorateur de fichier Windows,
    sélectionner votre répertoire OneDrive - unige.ch

  • Le cas échéant, naviguer dans votre arborescence de sous-répertoires,
  • clic-droit sur le document ou le répertoire à partager,
  • sélectionner Partager.

Une fenêtre s'ouvre et propose par défaut l'option
"Les personnes que vous spécifiez".

  • Cliquer sur la flèche afin de visualiser les autres possibilités.

4 options disponibles s'affichent dans une nouvelle fenêtre.

  • Sélectionner l'option appropriée à votre besoin.
Selon les options, OneDrive offre la possibilité
- d'autoriser ou non la modification,
- d'associer un mot de passe,
- d'interdire son téléchargement.
  • Sélectionner les "Autres paramètres" selon vos besoins
L'option "Toute personne ayant le lien" est sélectionné par défaut

 
  • Cliquer ensuite le bouton Appliquer.
  • Entrer le nom du destinataire.
    Plusieurs noms séparés par des point-virgules peuvent être copiés/collés dans ce champ.
  • Saisir éventuellement le message qui apparaîtra dans l'invitation.
  • Cliquer le bouton Envoyer.
  • Fermer la fenêtre de confirmation.

Sous macOS
  • Dans Finder, sélectionner votre répertoire
    OneDrive - unige.ch
  • Le cas échéant, naviguer dans votre arborescence de sous-répertoires,
  • clic-droit sur le document ou le répertoire à partager,
  • sélectionner Partager.

Une fenêtre s'ouvre et propose par défaut l'option
"Les personnes que vous spécifiez".

  • Cliquer sur la flèche afin de visualiser les autres possibilités.

4 options disponibles s'affichent dans une nouvelle fenêtre.

  • Sélectionner l'option appropriée à votre besoin.
Selon les options, OneDrive offre la possibilité
- d'autoriser ou non la modification,
- d'associer un mot de passe,
- d'interdire son téléchargement.
  • Sélectionner les "Autres paramètres" selon vos besoins
L'option "Toute personne ayant le lien" est sélectionné par défaut
  • Cliquer ensuite le bouton Appliquer.
  • Entrer le nom du destinataire.
    Plusieurs noms séparés par des point-virgules peuvent être copiés/collés dans ce champ.
  • Saisir éventuellement le message qui apparaîtra dans l'invitation.
  • Cliquer le bouton Envoyer.
  • Fermer la fenêtre de confirmation.

Depuis un navigateur internet (pour tout OS)
  • Se rendre sur son compte internet OneDrive,
  • cliquer sur votre compte.
  • Saisir votre mot de passe ISIs.
  • Cliquer Non/Oui selon votre préférence

La fenêtre OneDrive apparaît à l'écran.

  • Naviguer dans votre arborescence de sous-répertoires, si nécessaire.
  • Clic-droit sur le document ou le répertoire à partager,
  • sélectionner Partager.

Une fenêtre s'ouvre et propose par défaut l'option
"Les personnes que vous spécifiez".

 

  • Cliquer sur la flèche afin de visualiser les autres possibilités.

4 options disponibles s'affichent dans une nouvelle fenêtre.

  • Sélectionner l'option appropriée à votre besoin.
Selon les options, OneDrive offre la possibilité
- d'autoriser ou non la modification,
- d'associer un mot de passe,
- d'interdire son téléchargement.
  • Sélectionner les "Autres paramètres" selon vos besoins
L'option "Toute personne
  • Entrer le nom du destinataire.
    Plusieurs noms séparés par des point-virgules peuvent être copiés/collés dans ce champ.
  • Saisir éventuellement le message qui apparaîtra dans l'invitation.
  • Cliquer le bouton Envoyer.
  • Fermer la fenêtre de confirmation.

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