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Comment soumettre une demande de logiciel via Digital Workplace

Contexte

L'UNIGE met à disposition des étudiant-es et des collaborateurs/trices un ensemble de logiciels pouvant être téléchargés et installés sur un poste de travail institutionnel ou d'étudiant-e. Ce service est accessible au travers du portail Digital Workplace. Il permet de :

  • Télécharger des logiciels distribués en central (gratuits, mis à disposition gratuitement ou refacturés aux facultés) pour les installer sur un poste de travail institutionnel ou privé (selon accord avec l'éditeur).
  • Obtenir la procédure d'acquisition des logiciels non téléchargeables mais bénéficiant d'un accord cadre avec l'UNIGE pour ses collaborateurs/trices (tarif préférentiel).
  • Prendre connaissance, pour les logiciels payants, d'alternatives de type «logiciels libres».

Note : Les logiciels et fichiers d'installation relatifs au VPN, au Wi-Fi, à uniFLOW, à TeamViewer et au client VDI sont également accessibles en passant directement par les rubriques de la page d'accueil.

Environnement

  • Application : Digital Workplace (BMC Remedy)

Règles

  • Seul-es les étudiant-es, collaborateurs/trices et externes disposant d'un compte ISIs peuvent accéder à ce service.
  • Les logiciels proposés dépendent du profil de l'utilisateur et de sa faculté de rattachement.
  • Toute demande de logiciel soumis à une licence payante et non couvert par une licence de site doit être approuvée AU PRÉALABLE par un/une supérieure hiérarchique en précisant le code sur lequel l’achat de la nouvelle licence sera imputé.
  • Toute demande de logiciel est définitive, il n'y pas de possibilité de "rendre un logiciel".
  • Selon le mode de licence du logiciel (cf. les informations fournies dans le portail des demandes concernant le logiciel), et pour des raisons de suivi et de gestion des licences, votre demande ne vous autorise pas à installer ce logiciel sur d’autres postes.
  • Si une clé de licence est nécessaire et vous est fournie par le portail des logiciels, vous devez conserver cette clé dans vos dossiers personnels et ne pas la transmettre à qui que ce soit.
  • Nous vous invitons à vérifier régulièrement s'il existe des mises à jour ou une nouvelle version d’un logiciel téléchargé précédemment. Vous pourrez alors éventuellement les télécharger puis les installer. Noter que les nouvelles versions de logiciels payants sont généralement aussi payantes.

Procédure

  1. Se connecter au portail Digital Workplace et créer une demande de logiciel,
  2. Renseigner et soumettre la demande,
  3. Télécharger le logiciel.

Comment faire

1. Se connecter au portail Digital Workplace et créer une demande de logiciel
  • Se connecter au portail en cliquant ce lien :
    Digital Workplace.
  • Dans le champ de recherche, saisir par exemple le mot-clé "logiciel" (ou "télécharger" ou encore "installation"), puis
  • cliquer sur la demande correspondante.

 

2. Renseigner et soumettre la demande

2.1 Au besoin, modifier le bénéficiaire de la demande

Important : si la demande concerne une autre personne que celle procédant la demande :

  • cliquer sur le lien "Modifier" et sélectionner le ou la bénéficiaire du logiciel,
  • rechercher la personne et cliquer sur la ligne concernée, puis
  • cliquer le bouton Sélectionner.

Attention :

- la demande restera enregistrée au nom du demandeur (le "Demandé par").
- une demande ne peut être faite que pour un-e collaborateur/trice actif/tive ou un-e étudiant-e inscrit-e.

 

2.2 Rechercher et sélectionner le logiciel désiré
  • Dans le champ Recherche (1), entrer un nom de logiciel ou d'éditeur, ou un mot spécifique à votre recherche
  • cliquer sur l'icône loupe.

Alternativement, vous pouvez sélectionner une catégorie (2) ou cliquer sur Voir tous (3) afin de voir tous les logiciels disponibles.

La liste des logiciels disponibles s'affiche alors à l'écran, filtrée selon le profil de l'utilisateur/trice et de sa faculté.

Astuces à connaitre :

  • En recherchant par exemple le mot "mac", seuls les logiciels dont la description mentionne ce système seront proposés.
  • Une barre de progression indique au haut de l'écran les étapes du processus de demande.
  • Vous pouvez à tout moment revenir en arrière via le bouton "Retour".

 
  • Une fois votre recherche effectuée, sélectionner le logiciel recherché.
Note : Une demande ne peut concerner qu'un seul type de logiciel.

2.3 Compléter et soumettre la demande

La fiche du logiciel sélectionné fournit des informations telles que son prix, une description et, selon les cas, un manuel d'installation ou d'utilisation, un lien vers un guide expliquant comment obtenir le logiciel, un lien vers des alternatives de type "logiciel libre".

  • Les versions disponibles sont affichées à titre d'information. En cliquant le bouton "Suivant", vous aurez à faire un choix selon ces différentes versions.

Note : Le bouton "Suivant" est parfois remplacé par "Comment obtenir ce logiciel", notamment dans le cas de logiciels faisant l'objet d'un processus spécifique.

  • Indiquer la quantité demandée.
  • Le cas échéant, renseigner les informations nécessaires à la facturation (1).

La seconde partie de la fenêtre (2) affiche autant de boutons qu'il y a de versions disponibles.

  • Cliquer sur la version désirée pour passer à l'étape suivante du processus.

La dernière étape est une étape de confirmation (le cas échéant) :

  • Acceptez la charte d'utilisation puis
  • cliquer sur le bouton Confirmer afin de terminer la demande.

3. Télécharger le logiciel

  • Une fenêtre s'affiche et donne, le cas échéant, la clé de licence à utiliser.
  • La préparation du téléchargement se fait ensuite. Veuillez attendre la fin du traitement.
  • Vous êtes ensuite invité à sauvegarder le logiciel demandé sur votre poste.

4. Fin du processus: notifications et retrouver sa demande
Dans le cas de logiciel payant, le processus se termine par la génération d'e-mail(s) vous confirmant l’achat du logiciel et la facturation à venir.

Une fois la demande terminée, vous pouvez la consulter à nouveau :

  • affichez vos demandes fermées dans Digital Workplace et
  • cliquez la demande de logiciel concernée.
Vous pouvez alors revoir les détails de la demande et, éventuellement, télécharger à nouveau la documentation ou le logiciel lui-même.

Actions sur le document

Mots-clés associés : remedy, support-si, digital workplace