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Comment archiver automatiquement des e-mails sur Apple Mail

Contexte

Afin de par exemple libérer de l'espace dans sa boîte aux lettres, il est possible de créer une règle d'archive qui déplacera automatiquement les e-mails de sa boîte aux lettres Exchange vers le disque de son ordinateur. Pour des règles de classement plus générales, voir l'article Comment classer automatiquement dans Apple Mail.

Attention :

  • Les e-mails n'étant dès lors plus stockés sur le serveur Exchange de l'UNIGE, ils ne seront plus visibles via Outlook Web App (OWA).
  • Prévoir une sauvegarde de ces archives.

Environnement

  • Service : Messagerie
  • Application : Mail (Apple)
  • OS : macOS

Procédure

  1. Créer un répertoire local pour stocker les e-mails archivés
  2. Créer une règle d'archivage
  3. Exécuter la règle d'archivage

Comment faire

1. Créer un répertoire local pour stocker les e-mails archivés
  • Cliquer sur l'icône "+" à coté de Boîte aux lettres

  • Sous Emplacement, choisir l'emplacement  "Sur mon Mac" pour le stocker localement

  • Sous Nom, choisir un nom explicite.
    Exemple "Archive antérieure à 2017".

2. Créer une règle d'archivage
  • Aller dans le menu Mail > Préférences
  • Cliquer sur "Ajouter une règle" pour créer une nouvelle règle
  • Donner un nom explicite à cette règle
  • Choisir le critère "Date de réception"  "Est supérieur à"  et entrer le nombre de jours.
    Exemple : 365 jours, pour archiver tous les e-mails de plus d' 1 an
  • Dans la section "Effectuer les opérations suivantes", choisir le critère "Déplacer le message", puis sélectionner le répertoire d'archivage créé auparavant.
  • cliquer sur le bouton Ok.

3. Exécuter la règle d'archivage

  • Pour appliquer la règle à tous les messages se trouvant déjà dans votre boîte aux lettres, cliquer sur le bouton Appliquer.

Note : Vous pouvez appliquer des règles aux messages existants ultérieurement, depuis le menu "Message" en utilisant la fonction "Appliquer les règles".

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Mots-clés associés : comment faire, apple mail, mail, archivage, messagerie