Contexte
Envoie d'un e-mail à plusieurs destinataires en un tour de main.
Environnement
- OS : Windows
- Application : Office 2016 (Word, Excel, Outlook),
Procédure
- Préparer le document maître
- Préparer une source
Comment faire
1. Préparer le document maître
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A partir d'un document Word ou d'un classeur Excel que vous avez créé :
- Sélectionnez l'onglet "Publipostage" dans le ruban en haut de votre écran pour lier votre document à un message électronique
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- Cliquez ensuite sur le bouton "Sélection des destinataires", puis choisissez l'option proposée "Utilisez la liste existante";
- Sélectionnez votre source (le fichier de la liste de vos contacts, contenant aussi les adresses e-mails)
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- Vous pouvez aussi ajouter des champs dans votre document Word en utilisant le bouton "Insérer un champ de fusion" de l’onglet Publipostage
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- Contrôlez que vos champs soient bien reconnus par Word, surtout celui contenant l’adresse électronique : Cliquez sur le bouton "Faire correspondre les champs" de l’onglet Publipostage
- Assurez-vous que le champs "Adresse de messagerie" corresponde bien au titre de votre colonne de la liste de votre source (ici "e-mail");
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- Vérifiez votre publipostage en utilisant les boutons du groupe "Aperçu des résultats"
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- Cliquez sur le bouton "Terminer & fusionner" et sélectionnez l’option "Envoyer des messages électroniques…"
- dans la zone "À", sélectionnez le nom du champ qui stocke l’adresse de messagerie des destinataires, puis dans la zone Ligne Objet, entrez le sujet du message
- Sélectionnez le format du message (HTML, Texte brut ou Pièce jointe)
Attention :
Lorsque vous cliquez sur "OK" pour valider, les e-mails seront immédiatement envoyés !
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| Pour un complément d’information, veuillez consulter le document d’aide sur le publipostage du support de Microsoft. |
2. Préparer une source
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Il est recommandé de créer une source pour les contacts dans un fichier Excel :
- sans lignes vides entre les enregistrements,
- sans cellules fusionnées,
- avec des en-têtes explicites de colonne (titre, nom, prénom, adresse mail, ou ce dont vous avez besoin).
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