Comment chiffrer des messages électroniques sur Outlook et Outlook Web

Contexte et prérequis

Cet article explique comment crypter le contenu d'un message au moyen de Microsoft 365. Généralement, vous cryptez votre courriel lorsque vous devez protéger sa confidentialité.
L'e-mail y compris les fichiers joints ne sont pas envoyés au service de messagerie tierce comme c'est le cas généralement, seule une invitation y est envoyée. Le message et le(s) fichier(s) joint(s) restent dans l'infrastructure Microsoft 365 basée en Suisse.

Avoir un compte e-mail sur l'infrastructure Microsoft 365 de type prénom.nom@(etu.)unige.ch
Disposer de son mot de passe ISIs.

Environnement

Outlook 365 via un navigateur internet (Firefox, Edge, Safari, Chrome, etc ...)
Application Outlook 365 pour Windows et macOS

Procédure

Envoie d'un message chiffré avec Outlook 365 Web / Outlook 365 pour Windows / Outlook 365 pour macOS
Réception du message

Comment faire

Microsoft 365 propose deux options de chiffrement "Chiffrer" et "Ne pas transférer" selon la confidentialité voulu. L'option "Chiffrer" donne la possibilité au destinataire de transférer le message à un autre collaborateur ou tierce personne (externe). L'option "Ne pas transférer" est un envoie unique à un/des destinataire(s), il ne sera pas possible de copier ou d'imprimer ce message.

Outlook 365 Web

Ouvrir Outlook Web (s'authentifier avec son nom court et mot de passe ISIs)
Cliquer sur le bouton "Nouveau courrier"
Saisir votre message, l'objet et le destinataire
Ajouter le(s) fichier(s) attaché(s) si besoin
Cliquer sur l'onglet "Options"
Cliquer sur l'icône
Sélectionner dans le menu le choix voulu : "Chiffrer" ou "Ne pas transférer"

Seul l'entête du message sera visible avant l'ouverture. Un bandeau d'information est affiché selon votre choix précédemment sélectionné.

Cliquer sur le bouton Envoyer

Outlook 365 pour Windows

Ouvrir Outlook
Cliquer sur le bouton "Nouveau courrier"
Saisir votre message, l'objet et destinataire (s)
Ajouter le(s) fichier(s) attaché(s) si besoin
Cliquer sur l'onglet "Options"
Cliquer sur l'icône
Sélectionner dans le menu le choix voulu : "Chiffrer uniquement" ou "Ne pas transférer"

Seul l'objet du message sera visible avant l'ouverture. Un bandeau d'information est affiché selon votre choix précédemment sélectionné :

Cliquer sur le bouton Envoyer
Cliquer sur le bouton OK

Outlook 365 pour macOS

Ouvrir Outlook
Cliquer sur le bouton "Nouveau courrier"
Saisir votre message, l'objet et destinataire (s)
Ajouter le(s) fichier(s) attaché(s) si besoin
Cliquer sur l'onglet "Brouillon" > "Chiffrer"
Sélectionner dans le menu le choix voulu : "Chiffrer uniquement" ou "Ne pas transférer"

Seul l'objet du message sera visible avant l'ouverture. Un bandeau d'information est affiché selon votre choix précédemment sélectionné :

Cliquer sur le bouton Envoyer

Réception du message

La réception du message diffère selon que vous envoyez un message à destination d'une messagerie externe ou à destination de l'UNIGE.

À l'extérieur : le destinataire reçoit une invitation à lire le message, dont l'objet du message fini par "...message protégé."
En interne : vous recevez le message sans différence avec un message non chiffré (le chiffrement et déchiffrement sont transparents).

Message à destination de l'UNIGE

Vous recevez le message sans différence avec un message non chiffré (le chiffrement et déchiffrement sont transparents).

Ouvrir le message

Message à destination d'une messagerie externe

Le destinataire reçoit une invitation à lire le message, dont l'objet du message fini par "...message protégé."

Ouvrir l'invitation

Cliquer sur le bouton "Lire le message"

Ne tenez pas compte du fichier en fin de page de l'invitation, ce n'est pas le(s) fichier(s) joint à votre e-mail, celui-ci est disponible après validation du code unique reçu dans votre boîte aux lettres.

Un nouvel onglet apparaît dans votre navigateur.

Cliquer sur "Connectez-vous à l'aide d'un code secret à usage unique"

Vous recevez un e-mail de "Microsoft Office 365 Message Encryption" contenant le code secret à usage unique.

Chercher et ouvrir l'e-mail reçu de l'adresse e-mail "MicrosoftOffice365@messaging.microsoft.com"

Copier-coller ou bien saisir le code reçu dans le champ "Code secret à usage unique"

Cliquer sur le bouton Continuer

Le message et le(s) fichier(s) attaché(e) peuvent maintenant être lus.

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