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Comment envoyer un e-mail en publipostage depuis Excel et Word (Office 2016)

Contexte

Envoie d'un e-mail à plusieurs destinataires en un tour de main.

Environnement

  • OS : Windows
  • Application : Office 2016 (Word, Excel, Outlook),

Procédure

  1. Préparer le document maître
  2. Préparer une source

Comment faire

1. Préparer le document maître

A partir d'un document Word ou d'un classeur Excel que vous avez créé :

  • Sélectionnez l'onglet "Publipostage" dans le ruban en haut de votre écran pour lier votre document à un message électronique

  • Cliquez ensuite sur le bouton "Sélection des destinataires", puis choisissez l'option proposée "Utilisez la liste existante";
  • Sélectionnez votre source (le fichier de la liste de vos contacts, contenant aussi les adresses e-mails)
  • Vous pouvez aussi ajouter des champs dans votre document Word en utilisant le bouton "Insérer un champ de fusion" de l’onglet Publipostage
  • Contrôlez que vos champs soient bien reconnus par Word, surtout celui contenant l’adresse électronique : Cliquez sur le bouton "Faire correspondre les champs" de l’onglet Publipostage
  • Assurez-vous que le champs "Adresse de messagerie" corresponde bien au titre de votre colonne de la liste de votre source (ici "e-mail");

  • Vérifiez votre publipostage en utilisant les boutons du groupe "Aperçu des résultats"
  • Cliquez sur le bouton "Terminer & fusionner" et sélectionnez l’option "Envoyer des messages électroniques…"
  • dans la zone "À", sélectionnez le nom du champ qui stocke l’adresse de messagerie des destinataires, puis dans la zone Ligne Objet, entrez le sujet du message
  • Sélectionnez le format du message (HTML, Texte brut ou Pièce jointe)
Attention :
Lorsque vous cliquez sur "OK" pour valider, les e-mails seront  immédiatement envoyés !

Pour un complément d’information, veuillez consulter le document d’aide sur le publipostage du support de Microsoft.

2. Préparer une source

Il est recommandé de créer une source pour les contacts dans un fichier Excel :

  • sans lignes vides entre les enregistrements,
  • sans cellules fusionnées,
  • avec des en-têtes explicites de colonne (titre, nom, prénom, adresse mail, ou ce dont vous avez besoin).

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