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Comment déléguer des droits sur sa boîte aux lettres Outlook à une autre personne

Contexte

Cet article décrit les actions à effectuer sur votre propre client Outlook ainsi que sur celui d'un-e collaborateur-trice délégué-e afin de lui octroyer, selon votre choix, des droits d'accès sur votre boîte aux lettres, votre calendrier, vos tâches, vos contacts, etc.

Environnement

  • Application : MS Outlook 2013, 2016
  • OS : Windows

Procédure

  1. Sur votre client Outlook, attribuer les droits souhaités au collaborateur "délégué"
  2. Toujours sur votre client Outlook, rendre visibles les dossiers concernés pour ce délégué
  3. Depuis le client Outlook du délégué, ouvrir sa boîte aux lettres
  4. Toujours depuis le client Outlook du délégué, ajouter à son profil la boîte aux lettres de la personne qui a octroyé le droit

    Comment faire

    1. Sur votre client Outlook, attribuer les droits souhaités au collaborateur "délégué"

     

    • Cliquer sur Fichier > Paramètres du compte > Accès délégué

    • Cliquer sur Ajouter

    • Dans la zone Rechercher, saisir le prénom et nom du délégué, puis
    • sélectionner son nom trouvé,
    • cliquer sur Ajouter,
    • cliquer sur Ok.

    • Cliquer sur Autorisation et donner les autorisations souhaitées en utilisant le menu déroulant proposé en face de chaque dossier concerné,
    • cocher la case Envoyer automatiquement un message...,
    • cliquez sur Ok.

     

    Le collaborateur délégué reçoit alors un e-mail de confirmation résumant les autorisations de délégations accordées.

    Exemple :

    Complément : Pour donner des droits spécifiques aux sous-dossiers de votre Boîte de réception, suivre les instructions suivantes, sinon passer directement à l'étape 2.

    • Dans le volet dossier, cliquer avec le bouton droit sur le sous-dossier voulu (par exemple l'un de ceux de la zone encadrée en rouge) et sélectionner Propriétés.

     

    • Dans l'onglet Autorisations d'accès, sélectionner le nom du délégué concerné
    • Dans la zone Autorisations, utilise le menu déroulant Niveau d'autorisation et choisissez un droit.
    • Cliquer sur Ok.

    2. Toujours sur votre client Outlook, rendre visibles les dossiers concernés pour ce délégué

    • Faire un clic-droit sur le dossier racine de la boîte aux lettres Exchange, puis
    • cliquer sur Autorisations du dossier

    Dans l'onglet Autorisations d'accès :

    • Sélectionner le nom du délégué.
    • Dans la zone Autres, cocher la case Dossier visible, puis
    • cliquer sur Ok.

    3. Depuis le client Outlook du délégué, ouvrir sa boîte aux lettres

    • Cliquer sur Fichier > Ouvrir et exporter > Dossier d'un autre utilisateur

    • Cliquer sur Nom... ou taper directement sur la zone de saisie, le prénom et nom (adresse e-mail) du collaborateur qui a donné les droits de délégation.

    • Dans le menu déroulant type de dossier, choisir le dossier à ouvrir, par exemple : Boîte aux lettres, puis
    • cliquez Ok

    4. Toujours depuis le client Outlook du délégué, ajouter à son profil la boîte aux lettres de la personne qui a octroyé le droit

     

    • Cliquer sur Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte...

    • Sous l'onglet Messagerie, sélectionner votre compte Exchange, puis
    • cliquer sur Modifier

    • Cliquer sur Paramètres supplémentaires

    • Cliquer sur Avancé > Ajouter...

    • Taper le nom de la boîte aux lettres que vous souhaitez ajouter à votre profil,
    • cliquer sur Ok

    • cliquer enfin sur Ok.

    La boîte aux lettres de la personne qui a octroyé des droits est maintenant visible sur la barre latérale gauche du client Outlook du délégué.

    Actions sur le document

    Mots-clés associés : outlook, mail, comment faire, messagerie, déléguer, droits