Comment déléguer des droits sur sa boîte aux lettres Outlook à une autre personne

Contexte et prérequis

Cet article décrit les actions à effectuer sur votre client Outlook et sur celui d'un-e collaborateur/trice délégué-e, afin de lui octroyer, selon votre choix, les autorisations pour gérer votre boîte aux lettres, votre calendrier, vos tâches, vos contacts, etc.

Le client Outlook doit être installé sur votre poste ainsi que sur le poste du/de la collaborateur/trice délégué-e
Les dossiers "Boite de réception", "Brouillons", "Éléments envoyés" et "Éléments supprimés" sont aux minimas nécessaires

Les niveaux d’autorisations que vous pouvez accorder aux délégués sont :

Relecteur : cette autorisation permet au délégué de lire les éléments présents dans vos dossiers.
Auteur : cette autorisation permet au délégué de lire et de créer des éléments, mais aussi de modifier et de supprimer les éléments qu’il crée. Par exemple, un délégué peut créer des demandes de tâches et de réunions directement à partir de votre dossier Tâches ou Calendrier, puis envoyer l’élément créé en votre nom.
Rédacteur : cette autorisation permet au délégué de faire tout ce qu’un auteur peut faire, et lui permet en outre de modifier et de supprimer les éléments que vous avez créés.

Environnement

Application : Microsoft Outlook 2016, 2019, 2021 et 365
OS : Windows 10 et 11

Procédure

Sur votre client Outlook :

1. Attribuer les droits souhaités au collaborateur "délégué"

2. Rendre visibles les dossiers concernés pour ce délégué

Depuis le client Outlook du délégué :

3. Ouvrir sa boîte aux lettres

4. Ajouter à son profil la boîte aux lettres de la personne qui a octroyé le droit

Comment faire

Sur votre client Outlook
1. Attribuer les droits souhaités au collaborateur "délégué"
Cliquer sur Fichier > Paramètres du compte > Accès délégué
Cliquer sur Ajouter
Dans la zone Rechercher, saisir le prénom et nom du délégué, puis sélectionner son nom trouvé, cliquer sur Ajouter, cliquer sur Ok.
Cliquer sur Autorisation et donner les autorisations souhaitées en utilisant le menu déroulant proposé en face de chaque dossier concerné, cocher la case Envoyer automatiquement un message..., cliquez sur Ok.
Le collaborateur délégué reçoit alors un e-mail de confirmation résumant les autorisations de délégations accordées. Exemple :
Complément : Pour donner des droits spécifiques aux sous-dossiers de votre Boîte de réception, suivre les instructions suivantes, sinon passer directement à l'étape 2. Dans le volet dossier, cliquer avec le bouton droit sur le sous-dossier voulu (par exemple l'un de ceux de la zone encadrée en rouge) et sélectionner Propriétés. Dans l'onglet Autorisations d'accès, sélectionner le nom du délégué concerné Dans la zone Autorisations, utilise le menu déroulant Niveau d'autorisation et choisissez un droit. Cliquer sur Ok.
2. Rendre visibles les dossiers concernés pour ce délégué
Faire un clic-droit sur le dossier racine de la boîte aux lettres Exchange, puis cliquer sur Autorisations du dossier
Dans l'onglet Autorisations d'accès : Sélectionner le nom du délégué. Dans la zone Autres, cocher la case Dossier visible, puis cliquer sur Ok.
Depuis le client Outlook du délégué
3. Ouvrir sa boîte aux lettres
Cliquer sur Fichier > Ouvrir et exporter > Dossier d'un autre utilisateur
Cliquer sur Nom... ou taper directement sur la zone de saisie, le prénom et nom (adresse e-mail) du collaborateur qui a donné les droits de délégation.
Dans le menu déroulant type de dossier, choisir le dossier à ouvrir, par exemple : Boîte aux lettres, puis cliquez Ok
4. Ajouter à son profil la boîte aux lettres de la personne qui a octroyé le droit
Cliquer sur Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte...
Sous l'onglet Messagerie, sélectionner votre compte Exchange, puis cliquer sur Modifier
Cliquer sur Paramètres supplémentaires
Cliquer sur Avancé > Ajouter...
Taper le nom de la boîte aux lettres que vous souhaitez ajouter à votre profil, cliquer sur Ok
cliquer enfin sur Ok. La boîte aux lettres de la personne qui a octroyé des droits est maintenant visible sur la barre latérale gauche du client Outlook du délégué.

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