1. Créer rapidement une règle de déplacement basée sur un nom d'expéditeur ou de destinataire.
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Depuis le dossier "Boîte de réception" :
- Sélectionner (cliquer) le message désiré, puis
- cliquer la rubrique Règles de l'onglet Accueil.
ou, plus rapide :
- Cliquer à l'aide du bouton droit de la souris sur le message reçu concerné et sélectionner le menu déroulant Règles...
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- Pour un déplacement automatique dans un autre dossier effectué sur la base du nom de l'expéditeur ou du destinataire, sélectionner l'option correspondante.
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- Sélectionner le dossier de destination, puis
- cliquer le bouton Ok.
Note : Si le dossier souhaité n'existe pas encore, le bouton Nouveau... permet de le créer maintenant.
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- Pour appliquer cette règle aux messages déjà reçus et présents dans la boîte de réception, cocher l'option "Exécuter cette règle...".
- Dans tous les cas, accepter ce message de confirmation en cliquant le bouton Ok.
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Ainsi :
- Tous les messages de cet expéditeur ou de ce destinataire sont maintenant transférés automatiquement dans ce dossier.
- Une règle au nom de cet expéditeur ou de ce destinataire existe dans Outlook. Elle peut être modifiée ou supprimée en tout temps tel que décrit dans la procédure 3 ci-dessous.
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2. Créer ou modifier une règle basée sur différentes conditions avancées (objet, contenu, importance, etc.).
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Depuis le dossier "Boîte de réception" :
- Si déjà reçu, sélectionner d'un clic le message qui servira de base à la définition de la règle.
- Ensuite, dans l'onglet Accueil, cliquer sur le menu déroulant Règles.
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- Pour définir une nouvelle règle, cliquer l'option "Créer une règle...".
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Un menu propose trois conditions de base classiques tenant compte :
- de l'expéditeur (De),
- de l'objet (L'objet contient) et
- du destinataire (Envoyé à),
suivies de différentes opérations, dont le déplacement vers un dossier.
- Selon votre besoin, sélectionnez et configurer les éventuelles conditions et opérations présentées ici.
- Pour d'autres conditions ou opérations plus particulières, cliquer sur le bouton Options avancées...,
sinon, cliquer le bouton Ok.
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Si le bouton Options avancées... est cliqué, une succession de menus supplémentaires permet de définir :
- des conditions particulières (contenu, importance, taille, etc.),
- des opérations avancées (déplacement, suppression, transfert, réponse, impression, etc.),
- des exceptions ("sauf si..."),
- ainsi que d'exécuter ou non cette règle pour les messages déjà reçus.
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- Au terme du parcours, cliquer sur le bouton Terminer.
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Dès lors :
- Tous les messages réunissant les conditions configurées donnent lieu aux opérations sélectionnées dans cette règle.
- La règle créée ou modifiée est mémorisée dans Outlook et peut être modifiée ou supprimée en tout temps tel que décrit dans la procédure 3 ci-dessous.
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3. Modifier une règle existante
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Depuis le dossier "Boîte de réception" :
- Dans l'onglet Accueil, cliquer sur le menu déroulant Règles.
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- Pour modifier une règle existante, ou encore désactiver ou supprimer une règle, cliquer "Gérer les règles et les alertes..."
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- Sélectionner la règle à modifier d'un clic, pour ensuite, au choix :
- la désactiver sans la supprimer : enlever la coche présente devant son nom et cliquer le bouton Ok.
- l'effacer : cliquer le bouton Supprimer et valider le message de confirmation en cliquant le bouton Oui.
- la modifier : cliquer le menu déroulant "Modifier la règle", puis sélectionner "Modifier les paramètres de règles".
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Si la modification de règle a été sélectionnée, une succession de menus supplémentaires permet de :
- définir des conditions particulières (contenu, importance, taille, etc.),
- définir des opérations avancées (déplacement, suppression, transfert, réponse, impression, etc.),
- définir des exceptions ("sauf si..."),
- exécuter ou non cette règle pour les messages déjà reçus.
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- Au terme du parcours, cliquer sur le bouton Terminer.
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Les règles sont exécutées dans l'ordre de la liste.
Si nécessaire, lorsqu'une condition est prioritaire sur une autre, modifier l'ordre d'exécution des règles :
- Sélectionner d'un clic la règle à déplacer, puis
- cliquer sur les flèches de déplacement,
- cliquer ensuite le bouton Ok.
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