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Comment archiver automatiquement des emails sur Outlook 2011 (macOS)

Contexte

  • Cet article explique comment créer une règle automatique pour archiver les emails sur Outlook 2011 Mac.
  • Les étapes suivantes expliquent comment déplacer automatiquement les emails de la BAL Exchange vers le disque de l'ordinateur.

--> Garder à l'esprit que les e-mails ne seront plus disponibles depuis Outlook sur le web (outlook.unige.ch) car il ne seront plus stockés sur le serveur (il faut donc prévoir une sauvegarde de ces archives).
--> De plus, ce processus n'est viable que si la boîte de réception ne comporte pas trop de sous-dossiers.

Environnement

  • Service : Messagerie - Archivage
  • Application : Outlook 2011
  • OS : macOS

Comment faire?

1. Afficher les répertoires locaux dans Outlook

  • Veuillez vous assurer que le répertoire "Sur mon ordinateur" est visible sur votre Outlook. S'il ne l'est pas :

  • Cliquer sur le menu Outlook puis Préférences et Général
  • Décocher <masquer les dossiers sur mon ordinateur>
  • Fermer la fenêtre des préférences pour valider le changement, vous devez voir apparaître la ligne <sur mon ordinateur> dans Outlook


2. Créer un répertoire local pour stocker les e-mails archivés

  • Faire un clic droit (ou Ctrl+clic) sur la ligne sur "Mon ordinateur" et choisir "Nouveau Dossier".
  • Donner un nom explicite à votre répertoire (exemple : archive antérieure à 2014).

 

3. Créer une règle d'archivage

  • Aller dans le menu Outils > Règles

 

  • Dans la section "Sur mon Ordinateur" sélectionner Exchange, puis cliquer sur le +  en bas au milieu pour ajouter une nouvelle règle :

 

  • Donner un nom explicite à cette règle (idéalement le nom qui est utilisé pour le dossier d'archive créé précédemment).
  • Dans la section <A l'arrivée d'un nouveau message> choisir le critère <Date de réception> + <Est supérieur à> + <nombre de jour> (ex: 180 jours pour archiver tous les emails de plus de 6 mois).
  • Dans la section <Faites comme suit> choisir le critère <Déplacer le message> puis sélectionner le répertoire d'archivage créé auparavant.
  • Cocher <Activé> et cliquer sur <Ok>.

 

    4. Exécuter la règle d'archivage

    • Pour appliquer la règle d'archivage à tous les messages dans votre boîte de réception (messages de six mois ou plus) :
    - Sélectionnez la boîte de réception
    - Sélectionnez un message et choisissez : > Règles > 180 jours, l'archivage automatique (en anglais : Message > Rules > 180 Day, Auto Archive)


    Remarques :
    - La première fois que cette fonction est exécutée, l'action peut prendre quelques minutes pour être appliquée.
    - De plus, si vous avez créé des sous-répertoires dans votre boîte aux lettres, il faudra appliquer la règle pour chaque sous-répertoire.

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    Mots-clés associés : outlook, mail, comment faire, archivage, messagerie, macos