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Comment archiver automatiquement des e-mails sur Outlook 2016 (macOS)

Contexte

Afin de par exemple libérer de l'espace dans sa boîte aux lettres, l'utilisateur-trice peut créer une règle d'archive qui déplacera automatiquement les e-mails, de sa boîte aux lettres Exchange vers le disque de son ordinateur.

Attention :

  • Les e-mails n'étant dès lors plus stockés sur le serveur Exchange de l'UNIGE, ils ne seront plus visibles via Outlook Web App (OWA).
  • Prévoir une sauvegarde de ces archives.
  • Cette solution doit être appliquée à chaque sous-dossier, il est donc préférable de ne pas avoir beaucoup de sous-dossiers !

Environnement

  • Logiciels : Outlook 2016 (Microsoft)
  • OS : macOS

Procédure

  1. Afficher les répertoires locaux dans Outlook
  2. Créer un répertoire local pour stocker les e-mails archivés
  3. Créer une règle d'archivage
  4. Exécuter la règle d'archivage

Comment faire

1. Afficher les répertoires locaux dans Outlook

  • Assurez-vous que le répertoire "Sur mon ordinateur" est visible dans votre Outlook.
Si tel est le cas, passer à l'étape 2. ci-dessous.

S'il ne l'est pas :

 

  • Cliquer sur le menu Outlook puis Préférences.


  • Cliquer l'icône Général

 

 

  • Décocher l'option "Masquer les dossiers sur mon ordinateur", puis
  • fermer la fenêtre des préférences pour valider le changement.
La rubrique  "Sur mon ordinateur" doit maintenant apparaître dans Outlook.

2. Créer un répertoire local pour stocker les e-mails archivés

  • Faire un clic droit (ou ctrl+clic) sur la ligne "Sur mon ordinateur", puis choisir "Nouveau dossier".

Un dossier "Dossier sans nom" est créé.

  • Renommer ce dossier en faisant un clic droit dessus et lui donner un nom explicite.
    Exemple : "Archive antérieure à 2017".

 

3. Créer une règle d'archivage

  • Aller dans le menu Outils > Règles
  • Dans la section "Sur mon Ordinateur", sélectionner Exchange, puis cliquer sur le +  en bas au milieu pour ajouter une nouvelle règle
  • Donner un nom explicite à cette règle
  • Dans la section "A l'arrivée d'un nouveau message", choisir le critère "Date de réception"  "Est supérieur à"  et entrer le nombre de jours.
    Exemple : 180 jours, pour archiver tous les e-mails de plus de 6 mois.
  • Dans la section "Effectuer les opérations suivantes", choisir le critère "Déplacer le message", puis sélectionner le répertoire d'archivage créé auparavant.
  • Cocher l'option Activée, puis
  • cliquer sur le bouton Ok.

4. Exécuter la règle d'archivage

Pour appliquer la règle d'archivage à tous les e-mails de votre boîte de réception (messages de 6 mois ou plus) :
  • Sélectionner la boîte de réception, puis
  • sélectionner :
    Règles > Appliquer > archive plus de 6 mois

Remarques :
- A la première exécution, la règle peut prendre plusieurs minutes pour être appliquée.
- Si vous avez créé des sous-répertoires dans votre boîte aux lettres, appliquer la règle pour chaque sous-répertoire.

Actions sur le document

Mots-clés associés : mail, outlook, messagerie, archivage, règles