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Comment créer un "Signataire électronique" à l'aide de règles dans Outlook

Contexte

Outlook offre la possibilité de classer automatiquement des e-mails reçus selon des règles précises, dans des dossiers distincts créés au préalable. Cette fonctionnalité permet de constituer ainsi un signataire électronique dans lequel les e-mails reçus seront automatiquement classés selon leur expéditeur, leur objet, voire leur contenu.

Ce tutoriel s'appuie sur les notifications issues de la gestion des absences GDA, il peut-être transposé pour toutes autres notifications

Environnement

  • Application : MS Outlook 2016 et 2013
  • OS : Windows

Procédure

  1. Créer la structure du signataire électronique
  2. Rediriger les demandes de validation d'absence sous GDA/A valider
  3. Rediriger les autres demandes de GDA sous GDA/Autres
  4. Selon besoin, ajuster ou compléter ces règles, modifier leur ordre d'exécution

Comment faire

1. Créer la structure du signataire électronique

Depuis l'application Outlook :

  • Sélectionner l'onglet Accueil
  • Sur le dossier Boîte de réception effectuer un clic-droit, puis
  • cliquer sur Nouveau dossier...
  • Saisir le nom du dossier racine souhaité.
    Ici : Signataire électronique
  • Effectuer un clic-droit sur le dossier racine du signataire électronique nouvellement créé
  • Cliquer sur Nouveau dossier...
  • Saisir le nom du dossier souhaité.
    Par exemple ici GDA.
  • Répéter ces 3 opérations pour chacun des dossiers souhaités dans la structure du signataire électronique.

Par exemple ici avec
GDE, GDR, BASWARE, etc.

 

Selon vos besoins, une structure de dossiers peut également être créée pour certains thèmes du signataire électronique. Par exemple, pour créer une structure relative à GDA :

  • Effectuer un clic-droit sur le dossier GDA
  • Cliquer sur Nouveau dossier...
  • Taper le nom du dossier A valider
  • Répéter ces 3 opérations pour chacun des dossiers souhaités. Exemple : Autres.

A ce stade, la création de la structure de dossiers du signataire électronique est terminée. Elle peut  toutefois être complétée ultérieurement.

2. Rediriger les demandes de validation d'absence sous GDA/A valider

Depuis le dossier Boîte de réception

  • Sélectionner d'un clic l'e-mail qui servira de base à la définition de la règle
  • Dans l'onglet Accueil, cliquer sur le menu déroulant Règles.

 

  • Dans le menu déroulant, cliquer l'option Créer une règle...

Un menu propose trois conditions de base suivies d'un choix de différentes opérations.

Pour l'instant, et de manière suffisante dans beaucoup de cas :

  • Sélectionnez et configurer les conditions présentées ci-contre :
    - l'expéditeur (De),
    - l'objet (L'objet contient),
  • Cocher l'option "Déplacer l'élément vers le dossier", puis
  • cliquer le bouton Sélectionner dossier...

Noter au passage les Options avancées... (décrites à l'étape 4) permettant de définir directement, ou ultérieurement, des conditions ainsi que des opérations plus particulières.

  • Sélectionner le dossier dans lequel seront déplacés les e-mails.
    Ici par exemple, le dossier A valider.
  • Cliquer sur Ok
  • Pour appliquer cette règle aux messages déjà reçus et présents dans la boîte de réception, cocher l'option "Exécuter cette règle maintenant...".
  • Accepter le message de confirmation en cliquant le bouton Ok.

 

  • Répéter ensuite l'ensemble des opérations de cette étape pour chacune des règles à créer.

A ce stade :

  • Tous les e-mails réunissant les conditions configurées donneront lieu aux opérations définies.
  • Les règles sont mémorisées dans Outlook et peuvent être modifiées, temporairement désactivées ou encore supprimées tel que décrit dans l'étape 3 ci-dessous.

3. Rediriger les autres demandes de GDA sous GDA/Autres

Le principe est le même que précédemment mais le filtrage ne concernera que l'expéditeur et permettra de récupérer ce qui n'a pas déjà été filtré par le filtre précédent.
Sélectionner le dossier dans lequel seront déplacés les e-mails. Ici par exemple, le dossier Autres.

Attention, vérifier que les règles les plus précises soient exécutées en premier (voir chapitre 4)



4. Selon besoin, ajuster ou compléter ces règles, modifier leur ordre d'exécution

Pour modifier une règle existante, ou encore désactiver ou supprimer une règle :

  • Sélectionner la Boîte de réception, puis
  • dans l'onglet Accueil, cliquer sur le menu déroulant des Règles.

 

  • Cliquer Gérer les règles et les alertes...
  • Sélectionner la règle à modifier d'un clic, pour ensuite, au choix :
    • la désactiver sans la supprimer :
      enlever la coche présente devant son nom et cliquer le bouton Ok.
    • l'effacer :
      cliquer le bouton Supprimer et valider le message de confirmation en cliquant le bouton Oui.
    • la modifier :
      dans le menu déroulant Modifier la règle, sélectionner Modifier les paramètres de règle....
    • la renommer
    • dans le menu déroulant Modifier la règle, sélectionner Renommer la règle
      Nous vous recommandons de donner des noms explicites à vos règles (exemples: "GDA : absences à valider")

      Attention pour prendre en compte la modification, il faudra cliquer sur Appliquer puis OK

Si Modifier les paramètres de règle.... a été sélectionné, une succession de menus supplémentaires permet de définir :

  • des conditions particulières (contenu, importance, taille, etc.),
  • des opérations avancées (déplacement, suppression, etc.),
  • des exceptions ("sauf si..."),
  • ainsi que d'exécuter ou non cette règle pour les messages déjà reçus.

 

Ainsi, selon besoin :

  • Sélectionner et configurer toutes les options avancées souhaitées, puis
  • cliquer sur le bouton Suivant >.
  • Au terme du parcours, cliquer sur le bouton Terminer.

Les règles sont exécutées dans l'ordre de la liste.

Si nécessaire, lorsqu'une condition est prioritaire sur une autre, modifier l'ordre d'exécution des règles :

  • Sélectionner d'un clic la règle à déplacer, puis
  • cliquer sur les flèches de déplacement,
  • cliquer ensuite le bouton Ok.

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