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Comment classer automatiquement des e-mails à l'aide d'une règle depuis Outlook 2016/2013

Contexte

Outlook offre la possibilité de classer automatiquement les e-mails reçus dans des dossiers de messagerie précis et distincts, sur la base de différentes conditions cumulables enregistrées dans des règles. Plusieurs règles peuvent être activées simultanément.

Alors que le dossier Microsoft intitulé Gérer les courriers électroniques à l'aide de règles détaille les nombreuses possibilités de cette fonctionnalité, cet article explique plus particulièrement comment créer rapidement une règle de déplacement automatique des e-mails dans un dossier créé par l'utilisateur-trice.

Environnement

  • Application : MS Outlook 2016 et 2013
  • OS : Windows

Procédures

  1. Créer rapidement une règle de déplacement basée sur un nom d'expéditeur ou de destinataire.
  2. Créer une règle basée sur différentes conditions avancées (objet, contenu, importance, etc.).
  3. Modifier une règle existante

 

Comment faire

1. Créer rapidement une règle de déplacement basée sur un nom d'expéditeur ou de destinataire.

Depuis le dossier "Boîte de réception" :

  • Sélectionner (cliquer) le message désiré, puis
  • cliquer la rubrique Règles de l'onglet Accueil.

ou, plus rapide :

  • Cliquer à l'aide du bouton droit de la souris sur le message reçu concerné et sélectionner le menu déroulant Règles...
  • Pour un déplacement automatique dans un autre dossier effectué sur la base du nom de l'expéditeur ou du destinataire, sélectionner l'option correspondante.
  • Sélectionner le dossier de destination, puis
  • cliquer le bouton Ok.

Note : Si le dossier souhaité n'existe pas encore, le bouton Nouveau... permet de le créer maintenant.

  • Pour appliquer cette règle aux messages déjà reçus et présents dans la boîte de réception, cocher l'option "Exécuter cette règle...".
  • Dans tous les cas, accepter ce message de confirmation en cliquant le bouton Ok.

Ainsi :

  • Tous les messages de cet expéditeur ou de ce destinataire sont maintenant transférés automatiquement dans ce dossier.
  • Une règle au nom de cet expéditeur ou de ce destinataire existe dans Outlook. Elle peut être modifiée ou supprimée en tout temps tel que décrit dans la procédure 3 ci-dessous.

2. Créer ou modifier une règle basée sur différentes conditions avancées (objet, contenu, importance, etc.).

Depuis le dossier "Boîte de réception" :

  • Si déjà reçu, sélectionner d'un clic le message qui servira de base à la définition de la règle.
  • Ensuite, dans l'onglet Accueil, cliquer sur le menu déroulant Règles.
  • Pour définir une nouvelle règle, cliquer l'option "Créer une règle...".

Un menu propose trois conditions de base classiques tenant compte :
- de l'expéditeur (De),
- de l'objet (L'objet contient) et
- du destinataire (Envoyé à),
suivies de différentes opérations, dont le déplacement vers un dossier.

  • Selon votre besoin, sélectionnez et configurer les éventuelles conditions et opérations présentées ici.
  • Pour d'autres conditions ou opérations plus particulières, cliquer sur le bouton Options avancées...,
    sinon, cliquer le bouton Ok.

Si le bouton Options avancées... est cliqué, une succession de menus supplémentaires permet de définir :

  • des conditions particulières (contenu, importance, taille, etc.),
  • des opérations avancées (déplacement, suppression, transfert, réponse, impression, etc.),
  • des exceptions ("sauf si..."),
  • ainsi que d'exécuter ou non cette règle pour les messages déjà reçus.

 

  • Au terme du parcours, cliquer sur le bouton Terminer.

Dès lors :

  • Tous les messages réunissant les conditions configurées donnent lieu aux opérations sélectionnées dans cette règle.
  • La règle créée ou modifiée est mémorisée dans Outlook et peut être modifiée ou supprimée en tout temps tel que décrit dans la procédure 3 ci-dessous.

3. Modifier une règle existante

Depuis le dossier "Boîte de réception" :

  • Dans l'onglet Accueil, cliquer sur le menu déroulant Règles.
  • Pour modifier une règle existante, ou encore désactiver ou supprimer une règle, cliquer "Gérer les règles et les alertes..."
  • Sélectionner la règle à modifier d'un clic, pour ensuite, au choix :
    • la désactiver sans la supprimer : enlever la coche présente devant son nom et cliquer le bouton Ok.
    • l'effacer : cliquer le bouton Supprimer et valider le message de confirmation en cliquant le bouton Oui.
    • la modifier : cliquer le menu déroulant "Modifier la règle", puis sélectionner "Modifier les paramètres de règles".

Si la modification de règle a été sélectionnée, une succession de menus supplémentaires permet de :

  • définir des conditions particulières (contenu, importance, taille, etc.),
  • définir des opérations avancées (déplacement, suppression, transfert, réponse, impression, etc.),
  • définir des exceptions ("sauf si..."),
  • exécuter ou non cette règle pour les messages déjà reçus.
  • Au terme du parcours, cliquer sur le bouton Terminer.

Les règles sont exécutées dans l'ordre de la liste.

Si nécessaire, lorsqu'une condition est prioritaire sur une autre, modifier l'ordre d'exécution des règles :

  • Sélectionner d'un clic la règle à déplacer, puis
  • cliquer sur les flèches de déplacement,
  • cliquer ensuite le bouton Ok.

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