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Comment classer automatiquement des e-mails à l'aide d'une règle dans Outlook 2016 macOS

Contexte

Outlook 2016 offre la possibilité de classer automatiquement les e-mails reçus dans des dossiers de messagerie précis et distincts, sur la base de différentes conditions cumulables enregistrées dans des règles. Plusieurs règles peuvent être activées simultanément.

Environnement

  • Application : Outlook 2016
  • OS : macOS

Procédures

  1. Créer une simple règle de déplacement basée sur un nom d'expéditeur
  2. Créer ou modifier une règle basée sur une ou plusieurs conditions avancées (objet, contenu, importance, etc.)

Comment faire

1. Créer une simple règle de déplacement basée sur un nom d'expéditeur
  • Sous l'onglet Accueil, cliquer sur l'icône Règles

  • Sélectionner "Créer une règle..."

  • Dans le champs Nom de la règle, entrer le nom souhaité pour cette règle.

Pour classer les e-mails provenant d'un expéditeur particulier :

  • Dans la rubrique "A l'arrivée d'un nouveau message..."  sélectionner "Expéditeur" "Est" puis renseigner l'email de l'expéditeur,
  • Puis supprimer la 2ème ligne en cliquant sur (-)
  • Dans la rubrique "Procédez comme suit", sélectionner "Déplacer vers un dossier", puis sélectionner "Choisir un dossier"

  • Rechercher le dossier voulu dans le champ avec la loupe
  • sélectionner le dossier puis cliquer sur Choisir

  • Le dossier choisi ici est "Test"
  • Cliquer sur Ok

La règle apparaît alors tel que ci-contre.
Au besoin, elle peut-être soit :

  • désactivée en dé-cochant sa case correspondante de la colonne "Activé",
  • modifiée en double-cliquant dessus
  • supprimée en cliquant sur le bouton (-)

2. Créer ou modifier une règle basée sur une ou plusieurs conditions avancées
  • Sous l'onglet Accueil, cliquer sur l'icône Règles puis sélectionner "Créer une règle..." pour créer une nouvelle règle
  • pour modifier une règle, cliquer sur l'icône Règles puis sélectionner "Modifier les règles..."
  • Dans le cas d'une nouvelle règle, dans le champ Nom de la règle, saisissez le nom souhaité pour cette règle.
  • dans la  liste des conditions de la rubrique "A l'arrivée d'un nouveau message..."  sélectionner ce qui concerné dans le menu déroulant puis sélectionner "Est" ou "Contient"  puis remplir le champ suivant
  • Pour ajouter des conditions, cliquer sur le bouton Ajouter (+).

  • Dans le menu déroulant des Opérations "Procédez comme suit :" choisir les actions souhaitées.
  • Pour spécifier plusieurs actions, cliquez sur le bouton Ajouter (+).
  • Une fois toutes les actions souhaitées sélectionnées, cliquer sur le bouton OK.

Ainsi :

  • Tous les messages réunissant les conditions configurées donnent maintenant lieu aux opérations sélectionnées dans cette règle.

En résumé, les différentes options permettent de définir :

  • des conditions particulières (expéditeur, destinataire, objet, type de message, priorité, date, etc.),
  • des opérations avancées (déplacement, suppression, transfert, classer etc.),

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