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Comment soumettre une demande de logiciel via le portail Support-SI

Contexte

L'UNIGE met à disposition des étudiant-e-s et des collaborateur-trice-s un ensemble de logiciels pouvant être téléchargés et installés sur un poste de travail institutionnel ou étudiant-e. Ce service est accessible au travers du portail du Support-SI. Il permet de :

  • Télécharger en ligne des logiciels distribués en central (logiciels gratuits, mis à disposition gratuitement ou refacturés aux facultés) pour les installer sur une poste de travail institutionnel voire sur un poste privé (selon accord de l'éditeur.
  • Obtenir la procédure d'acquisition des logiciels non téléchargeables en ligne mais bénéficiant d'un accord cadre avec l'UNIGE pour ses collabora-teur-trice-s (tarif préférentiel).
  • Prendre connaissance, pour les logiciels payants, d'alternatives de type «logiciels libres».

Note : Les logiciels et fichiers d'installation relatifs au VPN, au Wi-Fi, à uniFLOW, à TeamViewer et au client VDI sont également accessibles en passant directement par les rubriques thématiques de la page d'accueil.

 

Environnement

  • Portail Support-SI (BMC Remedy)
  •  

Règles

  • Seul-e-s les étudiant-e-s, collaborateur-trice-s et externes disposant d'un compte ISIs peuvent accéder à ce service.
  • Les logiciels proposés dépendent du profil de l'utilisateur et de sa faculté de rattachement.
  • Toute demande de logiciel soumis à une licence payante et non couvert par une licence de site doit être approuvée AU PRÉALABLE par un supérieur hiérarchique en précisant le code sur lequel l’achat de la nouvelle licence sera imputé.
  • Toute demande de logiciel est définitive, il n'y pas de possibilité de "rendre un logiciel".
  • Selon le mode de licence du logiciel (cf. les informations fournies dans le portail des demandes concernant le logiciel), et pour des raisons de suivi et de gestion des licences, votre demande ne vous autorise pas à installer ce logiciel sur d’autres postes.
  • Si une clé de licence est nécessaire et vous est fournie par le portail des logiciels, vous devez conserver cette clé dans vos dossiers personnels et ne pas la transmettre à qui que ce soit.
  • Nous vous invitons à vérifier régulièrement s'il existe des mises à jour ou une nouvelle version d’un logiciel téléchargé précédemment. Vous pourrez alors éventuellement les télécharger puis les installer. Noter que les nouvelles versions de logiciels payants sont généralement aussi payantes.
  •  

Procédure

  1. Se connecter au portail Support-SI et créer une demande de logiciel,
  2. Renseigner et soumettre la demande,
  3. Télécharger le logiciel.
  4.  

Comment faire

1. Se connecter au portail Support-SI et créer une demande de logiciel

Pour des informations concernant le portail Support-SI lui-même, consulter la page d'accueil

  • Vous avez la possibilité d'accéder directement au formulaire de Demande d'installation de logiciel du portail Support-SI.
  • Si vous êtes déjà connecté au Support-SI, entrer le mot-clé "Logiciel" ou "Télécharger" ou encore "Installation" dans le champ de recherche, puis cliquer sur la demande correspondante.

2. Renseigner et soumettre la demande

Trois étapes :

  • au besoin, modifier le bénéficiaire de la demande si celui-ci n'est pas l'utilisateur connecté qui effectue la demande,
  • rechercher et sélectionner le logiciel désiré,
  • compléter puis soumettre la demande.

2.1 Au besoin, modifier le bénéficiaire de la demande

Si l'utilisateur crée la demande pour une autre personne, cliquer sur le lien "Modifier" et sélectionner le bénéficiaire du logiciel

Attention :

- la demande de logiciel restera enregistrée au nom du demandeur (le « Demandé par » ci-dessus)
- une demande ne peut être faite que pour un-e collaborateur-trice actif-ve ou un-e étudiant-e inscrit-e


2.2 Rechercher et sélectionner le logiciel désiré

  • Dans le champ "Recherche" (1), entrer un nom de logiciel ou d'éditeur ou n'importe quel mot spécifique à votre recherche et cliquer sur l'icône loupe.
    La liste filtrée des logiciels disponibles s'affiche alors à l'écran.

Alternativement, vous pouvez sélectionner une catégorie (2) ou cliquer sur "Voir tous" (3) afin de voir tous les logiciels disponibles.

Rappel: la liste des logiciels disponibles dépend du profil de l'utilisateur et de sa faculté de rattachement.

Astuces à connaitre:

- en recherchant le mot "mac" par exemple, la liste sera filtrée pour n'afficher que les logiciels qui mentionnent ce système dans leurs descriptions

- une barre de progression est disponible en haut de la fenêtre et vous indique les étapes du processus de demande. Vous pouvez à tout moment revenir en arrière via le bouton"Retour"

  • Une fois votre recherche effectuée, sélectionner le logiciel recherché. Il ne peut y avoir qu'un logiciel par demande.

 

2.3 Compléter et soumettre la demande

  • La fiche du logiciel demandé est affichée, vous y trouverez différentes informations dont: le prix, une description et, selon les cas, un manuel d'installation, un manuel d'utilisation, un lien vers un guide expliquant comment obtenir le logiciel et un lien vers des alternatives de type "logiciel libre".

En bas de la fenêtre sont également précisées les versions disponibles à titre d'information. Si vous poursuivez la demande en cliquant sur le bouton "Suivant", vous aurez à faire un choix selon ces différentes versions. Notez que le bouton "Suivant" n'est pas toujours disponible, il peut être remplacé par un bouton "Comment obtenir ce logiciel" dans le cas de logiciels qui font l'objet d'un processus spécifique.

  • L'étape suivante vous permet d'indiquer la quantité demandée et de renseigner, le cas échéant, les informations nécessaires à la facturation (1). La seconde partie de la fenêtre (2) affiche autant de boutons qu'il y a de versions disponibles. Cliquer sur la version désirée pour passer à l'étape suivante du processus.

  • La dernière étape est une étape de confirmation. Le cas échéant, vous devrez accepter la charte d'utilisation puis vous pourrez cliquer sur le bouton "Confirmer" pour terminer la demande.

 

3. Télécharger le logiciel

  • Une fenêtre s'affiche et donne, le cas échéant, la clé de licence à utiliser.
  • La préparation du téléchargement se fait ensuite. Veuillez attendre la fin du traitement.
  • Vous être ensuite invité à sauvegarder le logiciel demandé sur votre poste.

 

4. Fin du processus: notifications et retrouver sa demande

  • Dans le cas de logiciel payant, le processus se termine par la génération de courriels confirmant l’achat du logiciel et la facturation à venir.
  • Une fois la demande finie, vous pouvez la consultez à nouveau:
    • - affichez vos demandes fermées dans Support-SI et ouvrez la demande de logiciel

      - vous pouvez alors revoir les détails de la demande et, éventuellement, télécharger à nouveau la documentation ou le logiciel lui-même

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