Aller au contenu. | Aller à la navigation

Outils personnels

Sections

Vous êtes ici : Accueil / Espace utilisateurs-trices / Logiciels / Outlook-Outlook Web App / Outlook - Comment faire... / Comment nettoyer sa boîte aux lettres et archiver des e-mails (Windows)

Comment nettoyer sa boîte aux lettres et archiver des e-mails (Windows)

Contexte

Pour éviter que sa BAL atteigne le quota disponible, il convient de régulièrement nettoyer sa BAL en supprimant les e-mails obsolètes et en archivant les e-mails anciens.

Environnement

  • Service : Messagerie
  • Application : Outlook 2016

Procédures

Cas n° 1 : Purge des éléments supprimés
Cas n° 2 : Recherche et suppression des e-mails volumineux
Cas n° 3 : Archivage automatique
Cas n° 4 : Archivage manuel

Comment faire

Cas n° 1 : Purge des éléments supprimés

Pour nettoyer tous les e-mails présents dans "Eléments supprimés" de la BAL concernée :

  • Cliquer sur Fichier puis Informations
  • dans la rubrique Nettoyer la boîte aux lettres,  l'espace libre est affiché
  • Cliquer sur  Outils de nettoyage
  • Cliquer sur Vider le dossier Eléments supprimés

 

Cas n°2 : Recherche et suppression des e-mails volumineux

Pour rechercher les e-mails qui occupent une place importante dans la BAL :

  • Cliquer sur Fichier puis Informations
  • dans la rubrique Nettoyer la boîte aux lettres
  • Cliquer sur Outils de nettoyage
  • Cliquer sur nettoyer la Boîte aux lettres...
  • Rentrer la valeur 1000 ce qui correspond à environ 1 Mo (par exemple) dans Rechercher les éléments supérieurs à
  • puis cliquer sur Rechercher
  • Supprimer ensuite les e-mails volumineux dont vous n'avez plus besoin, ou archiver les manuellement (voir cas numéro 4)

 

 

Cas n° 3 : Archivage automatique

Pour archiver tous les e-mails avant une certaine date :

  • Cliquer sur Fichier puis Informations
  • dans la rubrique Nettoyer la boîte aux lettres
  • Cliquer sur Outils de nettoyage
  • Cliquer sur Archiver
  • Sélectionner Archiver ce dossier et tous ses sous-dossiers
  • Sélectionner la date dans Archive les éléments antérieurs au
  • Pour information l'arborescence des dossiers de BAL est conservée
  • Dans Fichier archive, sélectionner l'endroit où stocker l'archive et choisir un nom explicite (dans l'exemple ci-contre on archive les emails de l'année 2016).
  • Cliquer sur Ok, l'archive se crée.
    Ce processus est plus ou moins long selon la quantité d'e-mails à archiver.

 

Attention :

  • Par défaut l'archive est stockée en local sur votre ordinateur. Les e-mails ne sont donc plus accessibles via Webmail.
  • Prévoir de faire une sauvegarde en utilisant l'outil TSM par exemple. Il faudra alors fermer Outlook avant toute sauvegarde.

Une fois l'archive créée, il faut la nommer dans Outlook avec le même nom que le fichier d'archive créé précédemment (par défaut le nom est "Archives")

Pour cela :

  • Clic droit sur Archives,
  • puis Propriétés du fichier de données,
  • puis options avancées.
  • Dans le champ Nom : rentrer le même nom que le fichier créé auparavant
  • puis valider par Ok

Cas numéro 4 : archivage manuel

Pour archiver les e-mails manuellement. (Cette méthode n'est recommandée qu'aux utilisateurs ayant une très bonne connaissance d'Outlook)

  • Aller sur Fichier puis Informations, cliquer sur Paramètres du compte puis encore Paramètres du compte

  • Aller sur l'onglet Fichiers de données
  • Cliquer sur Ajouter
  • Sélectionner le chemin où stocker l'archive et choisir un nom explicite pour l'archive (exemple : archive_manuelle)
  • Cliquer sur Fermer

Vous pourrez maintenant déplacer vos e-mails manuellement dans cette archive.

On peut également créer des sous-dossiers dans cette archive.

Les e-mails ne sont plus accessibles via le webmail.

Actions sur le document

Mots-clés associés : , , ,