Coordination de Projets de l'Observatoire de Genève

Introduction

L'Observatoire de l'Université de Genève est aujourd'hui actif dans plusieurs projets internes et externes. Toujours étant liés à un groupe spécifique, les projets nécessitent toutefois l'autorisation du directeur et une intégration à court, moyen et long terme dans l'organisation de l'Observatoire. En particulier, il est impératif de bien organiser et plannifier l'utilisation des ressources (humaines, financières, matérielles et d'infrastructure) de manière raisonnable et efficace.

Stratégie

L'Observatoire affiche la volonté de mener et/ou participer à de projets 'techniques et informatiques' ambitieux. Ce choix est motivé principalement par deux convictions:

1. Les progrès scientifiques (compréhension) ont souvent été déclenchés voir déterminés par des progrès technologiques, qui ont permis de créer de nouvelles expérience ou de les améliorer et finalement apporter des éléments nouveaux à la compréhension.
2. C'est à travers la participation à des projets de pointe qu'on peut acquérir les compétence pour mieux comprendre et utiliser les nouveaux moyens à disposition de la recherche scientifique.

Une seule contrainte est imposée à nos projets: Le projet doit être directement lié aux objectifs scientifiques d'un des groupes de l'Observatoire.

Les séances de coordination de projets

Objectif: Le but est de permettre à tout le monde, dans la mesure du possible, de poursuivre et atteindre ses objectifs scientifiques. Il n'est toutefois pas possible de tout faire, et les nouveaux projets ne pourrons être intégrés qu'après vérification de la disponibilité des ressources et après accord du directeur. Des priorités peuvent/doivent être définis par la direction. Le but de la coordination n'est cependant pas de résoudre de possibles conflits, mais de les éviter en les identifiant le plus tôt possible.

Fréquence: une réunion trimestrielle sera agendée

Préparation et ordre du jour:

• Introduction générale, contexte particulier s'il y a lieu
• Rappel des diverses actions ouvertes lors des réunions précédentes, vérification de leur état
• Présentation des nouveaux projets, , y compris les demandes des ressources pour leur réalisation (type de ressource ou personel identifié, durée et localisation dans le temps. En principe, les projets ne peuvent demander des ressources que s'ils ont étés préalablement validé par le conseil des professeurs de l'Observatoire et le directeur.
• Tour de table (état des lieux) des projets en cours, y compris les demandes des ressources pour leur réalisation (type de ressource ou personel identifié, durée et localisation dans le temps
• Identification des conflits possibles dans l'attribution des ressources ou de disfonctionnement
• Tableau de résumés des demandes
• Date de la nouvelle séance

Le Procès Verbal: Un procès-verbal sera établi en fin de séance. Une liste des actions et une des décisions seront complétées et maintenues à jours sur le site web. Sera ajouté au procès-verbal un graphe des ressources. Si des ressources sont sur-allouées (over booking), le coordinateur des projets prendra contact avec les chef de projets concernés pour négocier la résolution des conflits